一、登入系統
輸入帳號和密碼後點選
鈕，符合後會進入建檔瀏覽畫面，若是輸入錯誤可點選 
鈕重新輸入，點選 
一鈕則會回到首頁。二、全文檢索操作說明
此畫面的作用是在作資料檢索，輸入您所要查詢的檢索條件按
鈕就會顯示符合條件的資料，若要重新下條件就可以按 
鈕，清除原先所下的條件，若要回首頁可點選 鈕。
1.全文檢索(不限欄位查詢)
(1).
您可在此欄位下條件作全文檢索，系統會自動搜尋資料庫中每一個欄位，將任何一欄位包含該查詢條件的資料輸出。也可在此檢索格直接使用AND、OR、NOT來組合各種檢索條件，使用布林邏輯運算時前後要空一格（注意：使用括號檢索時， 括號內的資料會先運算）。
| 運算元 | 意義 | 舉例 | 說明 |
| AND | 詞與詞做交集 | 軍機處 AND 奏摺 | 查詢同時出現含有「軍機處」和「奏摺」的資料 |
| OR | 詞與詞做聯集 | 軍機處 OR 奏摺 | 只要是有出現「軍機處」或「奏摺」其中任何一個字的資料都符合 |
| NOT | 詞與詞做互斥 | 軍機處 NOT 奏摺 | 查詢含有「軍機處」但不可包含「奏摺」資料 |
2.限定欄位查詢
(1).
使用布林邏輯運算元（AND、OR、NOT）來組合，鍵入查詢資料要符合某文獻編號範圍或不要符合某文獻編號範圍的資料。
(2).
使用布林邏輯運算元（AND、OR、NOT）來組合，鍵入查詢資料要符合某具奏日期或不要符合某日期的資料。
(3).
使用布林邏輯運算元（AND、OR、NOT）來組合，鍵入查詢資料要符合某具奏人或不要符合某具奏人的資料。
(4).
使用布林邏輯運算元（AND、OR、NOT）來組合，鍵入查詢資料要符合某管職或不要符合某管職的資料。
(5).
使用布林邏輯運算元（AND、OR、NOT）來組合，鍵入查詢資料要符合某事由或不要符合某事由的資料。
(6).
使用布林邏輯運算元（AND、OR、NOT）來組合，鍵入查詢資料要符合某硃批日期或不要符合某硃批日期的資料。
(7).
使用布林邏輯運算元（AND、OR、NOT）來組合，鍵入查詢資料要符合某硃批或不要符合某硃批的資料。
3.設定輔助顯示結果的方式
 | 設定顯示畫面資料的呈現格式，有條列式與表格式兩種。 |
 | 控制顯示結果每頁的資料筆數，有10、20、30、50、70、100筆 |
 | 控制檢索條件是否開啟同義詞 |
三、簡目顯示操作說明
在查詢畫面下好檢索條件和設定輔助顯示結果後按"執行檢索"鈕後，就會用簡目顯示畫面顯示符合您檢索條件的資料。
1.顯示操作:
a.拉捲軸查看簡目資料或是點選
、 
鈕來觀看。 b.簡目顯示有二種格式，內定是表格式，可點選
鈕切換至條列式。c.如欲顯示資料的詳目，點選
鈕就將此頁的全部資料的詳目全顯示出來。d.簡、詳目輸出，輸出的設定位在本頁頁尾，按 至頁尾 鈕，畫面會跳至本頁的頁尾設定資料輸出範圍和輸出方式。若要清除勾選可點選
鈕或一筆筆的清除。2.檢索歷史區操作
檢索策略的再利用:
每一次的檢索都會有一個編號並記錄在檢索策略歷史區內，格式為『$n』，例如：$1 就代表第一次的檢索，您可以使用這個編號再作檢索。
 | 系統會將您每次查詢的檢索條件、第幾筆查詢、符合條件的筆數記錄於檢索歷史中，按下此鍵顯示其清單 |
 | 可以查詢之前的檢索策略記錄($n，n是指第幾次查詢的紀錄，最多可以記錄100筆檢索策略) |
 | 選擇好某次的檢索歷史記錄，在設定要從該資料的第幾筆開始顯示，然後點選此鈕顯示其結果 |
 | 可選擇要從查詢到的資料第幾筆開始瀏覽 |
3.其他按鈕的功能說明
| 從此畫面跳至首頁 |
 | 從此畫面跳至檢索畫面 |
4.設定限定欄位作排序:(資料若超過3000筆就無法進行排序)
若要設定限定欄位做排序，要先點選
鈕才會開始排序功能列(如下圖)，也可依您的需要用下拉式選單限定某個欄位作遞增或遞減顯示，選擇完畢後按下 
鈕， 資料就會依您的需要作排序。（若是新聞日期是以數字來排序，遞增是由小到大、遞減是由大到小，若有兩個條件先排序第一個條件完後，在依第二個條件作排序）。 (若要關閉排序功能列，則點選 
鈕)
5.如何修改簡、詳目、下載時輸出之欄位
請在排序功能列中點選
鈕就會開啟如下圖，勾選您在簡目、詳目、下載時要輸出顯示之欄位，修改完後點選 鈕，簡、詳目、下載欲輸出之欄位就會立即更新，若要關閉欄位選擇則在排序功能列中點選 
鈕。
6.輸出資料的方式和範圍
設定資料輸出的方式有下載存檔、下載印出或資料寄回
| 下載存檔 | 在選單上點選之後再點輸出範圍，即可將資料儲存到指定的路徑與檔名(若使用IE者，則需利用IE之Save功能來執行存檔) |
| 資料寄回 | 在選單上點選後並在下方的EMAIL位址的空格中填上自己的E-MAIL信箱地址，再點選輸出範圍即可將資料丟到信箱中 |
資料輸出的範圍
設定資料要輸出的範圍，每次最多可下載500筆簡目，若是選資料寄回的話，請在
"e-MAIL位址:"欄輸入您的e-mail帳號，就會將您所選擇的資料範圍寄至您的e-mail信箱。
 | 將本頁顯示的資料全部輸出 |
 | 將本頁有打勾的資料輸出 |
 | 將此次檢索結果中所有有打勾的部分輸出 |
 | 將此次的檢索結果全部輸出 |
 | 若輸入方式選資料寄回，此欄位輸入妳要接收資料的e-mail帳號 |
四、顯示詳目操作說明:
詳目顯示畫面是在簡目顯示畫面點選
鈕，將簡目資料的全部欄位資料顯示出來(如下圖)，可利用頁面上的捲軸直接上下翻看，若只要顯示單筆資料的詳目則直接點選特定一筆資料前的藍色序號即可顯示此筆的詳目。如欲回到簡目顯示畫面請點選 
鈕，如
欲輸出詳目的資料可點選 至頁尾 鈕跳至本頁的頁尾設定資料輸出範圍和輸出方式。
※顯示詳目的檢索歷史操作區的使用方法和簡目顯示的檢索歷史操作區方法相同。
※清代文獻檔案總目的操作方法和宮中檔及軍機處檔摺件系統相同。